1. Phạm vi, vai trò và dữ liệu được xử lý
DesignMax là phần mềm quản trị doanh nghiệp. Doanh nghiệp sử dụng DesignMax (khách hàng của chúng tôi) là Bên kiểm soát dữ liệu cá nhân của nhân sự và khách hàng của họ; DesignMax là Bên xử lý dữ liệu, chỉ xử lý theo hợp đồng và chỉ dẫn của doanh nghiệp. Với dữ liệu tài khoản đăng ký dịch vụ, DesignMax là Bên kiểm soát. Việc xử lý tuân thủ Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15. Các loại dữ liệu:
- Thông tin tài khoản và hồ sơ công việc: họ tên, email, số điện thoại, chức danh, phòng ban, chi nhánh
- Dữ liệu nghiệp vụ do doanh nghiệp nhập: hồ sơ nhân sự, khách hàng và đối tác, hợp đồng, công việc, tài chính, tài sản, văn bản và tệp đính kèm
- Dữ liệu sử dụng: nhật ký đăng nhập, đăng xuất, thao tác trong hệ thống, thời gian phiên làm việc
- Thông tin thiết bị: địa chỉ IP, loại trình duyệt, hệ điều hành, cookie phiên đăng nhập
2. Mục đích xử lý
Dữ liệu chỉ được xử lý cho các mục đích sau; không bán, không dùng để quảng cáo, không dùng để huấn luyện mô hình AI:
- Cung cấp và duy trì dịch vụ quản trị doanh nghiệp theo hợp đồng
- Xác thực, phân quyền và bảo vệ tài khoản; gửi thông báo liên quan đến tài khoản và công việc
- Bảo đảm an toàn hệ thống: phát hiện truy cập trái phép, truy vết thao tác, sao lưu và khôi phục
- Hỗ trợ kỹ thuật và giải quyết sự cố
- Tuân thủ các nghĩa vụ pháp lý
3. Bên nhận dữ liệu và chuyển dữ liệu ra nước ngoài
Chúng tôi không bán dữ liệu cá nhân. Dịch vụ chạy trên hạ tầng điện toán đám mây quốc tế nên dữ liệu được lưu trữ và xử lý trên máy chủ đặt ngoài lãnh thổ Việt Nam. Các bên nhận chỉ xử lý dữ liệu thay mặt chúng tôi:
- Google Cloud / Firebase (Singapore): cơ sở dữ liệu, xác thực tài khoản, sao lưu. Vercel (máy chủ ứng dụng tại Singapore, mạng phân phối toàn cầu). Cloudinary (Hoa Kỳ): tệp và hình ảnh tải lên. Google Gemini: chỉ khi người dùng chủ động dùng tính năng AI. Sentry: báo cáo lỗi kỹ thuật. Upstash: giới hạn tần suất truy cập (địa chỉ IP). Telegram: chỉ khi người dùng tự liên kết để nhận thông báo
- Cơ quan nhà nước có thẩm quyền khi có yêu cầu hợp pháp
- Bên khác khi có sự đồng ý rõ ràng của bạn
4. Bảo mật và lưu trữ
Chúng tôi áp dụng các biện pháp kỹ thuật và tổ chức phù hợp để bảo vệ dữ liệu:
- Dữ liệu được mã hoá khi lưu trữ trên hạ tầng đám mây và khi truyền tải (TLS)
- Cách ly dữ liệu giữa các doanh nghiệp; kiểm soát truy cập theo vai trò, chi nhánh và phòng ban
- Phiên đăng nhập có thời hạn 24 giờ; tài khoản bị khoá sẽ mất quyền truy cập
- Ghi nhật ký đăng nhập và các thao tác nhạy cảm; nhật ký lưu tối thiểu 12 tháng
- Sao lưu hằng ngày (giữ tối đa 98 ngày), khôi phục được về thời điểm bất kỳ trong 7 ngày gần nhất. Dữ liệu được lưu trong thời gian hợp đồng và thời hạn pháp luật yêu cầu; khi chấm dứt, doanh nghiệp có thể yêu cầu xuất hoặc xoá dữ liệu. Khi xảy ra vi phạm dữ liệu cá nhân, chúng tôi thông báo cho cơ quan chuyên trách trong 72 giờ và cho bên bị ảnh hưởng theo quy định
5. Quyền của bạn
Theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân, bạn có các quyền sau (với dữ liệu do doanh nghiệp của bạn quản lý, yêu cầu được chuyển tới doanh nghiệp đó để giải quyết):
- Quyền được biết và truy cập: được thông báo về việc xử lý và nhận bản sao dữ liệu cá nhân của bạn
- Quyền chỉnh sửa: yêu cầu sửa thông tin không chính xác
- Quyền xoá: yêu cầu xoá dữ liệu cá nhân khi không còn căn cứ xử lý
- Quyền hạn chế và phản đối xử lý; rút lại sự đồng ý bất cứ lúc nào
- Quyền khiếu nại, tố cáo, khởi kiện và yêu cầu bồi thường, bao gồm khiếu nại tới cơ quan chuyên trách bảo vệ dữ liệu cá nhân thuộc Bộ Công an
Để thực hiện các quyền trên, vui lòng liên hệ: gdpr@1shield.io
6. Cookie
Chúng tôi sử dụng hai loại cookie:
- Cookie thiết yếu: bắt buộc để duy trì phiên đăng nhập và bảo mật tài khoản — không thể tắt
- Cookie phân tích: tùy chọn, chỉ dùng khi bạn đồng ý qua banner cookie — bạn có thể từ chối mà không ảnh hưởng tới việc đăng nhập
7. Thay đổi chính sách
Chúng tôi có thể cập nhật Chính sách này theo thời gian. Khi thay đổi mục đích xử lý, loại dữ liệu hoặc bên nhận dữ liệu, chúng tôi sẽ hỏi lại sự đồng ý của bạn ở lần đăng nhập kế tiếp. Phiên bản hiện hành được ghi ở đầu trang.
8. Liên hệ
Nếu bạn có câu hỏi về chính sách bảo mật, vui lòng liên hệ với chúng tôi:
Email: privacy@1shield.io